10 dicas para gerenciar equipes em home office

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    FONTE: Linkedin do Angelo Pixel

    Com a crise do coronavírus, o trabalho remoto virou uma palavra-chave na maioria dos escritórios. Com isso, nasceu a dúvida: afinal, como manter a rotina de entregas e produtividade do time, gerenciando pessoas à distância?

    O que estamos vivendo é mais do que uma mudança do ambiente ou das ferramentas de trabalho. Neste momento, é necessária uma mudança de cultura, essencial para que o home office seja positivo e traga bons resultados para os gestores e para a equipe. Quem estiver disposto, terá grandes ganhos e aprendizados nesta fase.

    Eu tenho mais experiência trabalhando remotamente que presencialmente. A primeira equipe remota que gerenciei tinha pouco mais de 20 pessoas. Foi há quase 15 anos, quando eu trabalhava no ITI (uma autarquia vinculada à Casa Civil da Presidência da República). Depois disso trabalhei à distância com diversas equipes internacionais – já cheguei a viajar tanto que abri mão de ter uma casa e vivi 3 anos como nômade digital.

    Sou testemunha de que o trabalho à distância pode ser mais produtivo que o presencial. Mas uma equipe que convive diariamente pode não saber como lidar com situações remotas – as pessoas nunca passaram por isso antes! É importante definir ferramentas, uma agenda e estimular uma comunicação intensa. Acredite, em um primeiro momento, é melhor pecar pelo excesso de comunicação que o contrário, isso vai evitar conflitos e suavizar o impacto da mudança de sistema de trabalho.

    A boa notícia é que você, gestor(a), pode minimizar esses problemas. Aqui vão as minhas dicas.

    1. Gerencie expectativas

    Deixe muito claras suas expectativas de horas trabalhadas, disponibilidade, sistema de comunicação, reuniões, priorização de entregas, como você mede sucesso, prazos, e tempo de resposta a e-mails e mensagens diretas. A transparência, nesse momento, é ainda mais importante – e vale ajudar o seu time a pensar estratégias de como otimizar o tempo e manter a produtividade no ritmo normal, mesmo com mudanças de rotina.

    2. Estimule comunicação cotidiana intensa

    Estimule a equipe a entrar em contato. Quando estavam em um mesmo ambiente físico, conseguiam ver uns aos outros e ponderar o melhor momento de iniciar uma conversa. À distância, é muito comum as pessoas acharem que vão incomodar e deixarem de tentar contato por isso. Incentive as conversas e mande mensagens para sua equipe, dando você mesmo o exemplo de como a comunicação é positiva e importante neste momento.

    3. Crie uma agenda periódica de reuniões com sua equipe

    Faça um check-in diário com toda sua equipe, repassando a agenda do dia, e oferecendo os recursos e feedback necessários para sua equipe. Crie uma rotina de chamadas de vídeo curtas, além da agenda de reuniões individuais pré-existente. Se você não tinha uma agenda de reuniões individuais semanal com sua equipe direta, crie uma. Ótimo momento para definir rotinas diferenciadas e experimentar formatos de trabalho. 😉

    4. Defina as ferramentas de comunicação e seu escopo

    Evite o excesso de canais de comunicação: depois, fica difícil recuperar informações. Também vale tomar cuidado com as mensagens instantâneas que poderiam ser e-mails (e vice-versa). Defina quais ferramentas devem ser utilizadas e o que deve ser tratado em cada uma delas.

    5. Oriente para evitar multitarefas

    É comum o distanciamento fazer com que as pessoas fiquem mais conectadas em sistemas de comunicação, dificultando que elas foquem no presente. Crie uma estrutura e dê confiança para que sua equipe não faça várias coisas ao mesmo tempo. Em reuniões, prefira utilizar vídeo, ajuda as pessoas a manterem o foco na conversa.

    6. Dê espaço para conversa fiada

    Em um ambiente físico de trabalho, vínculos são formados a partir de conversas informais (o que aumenta a produtividade da equipe e diminui a quantidade de conflitos). Separe um tempo no início das reuniões para essa formação de vínculo, esse tempo também ajuda as pessoas a “embarcarem” na reunião.

    7. Estimule a colaboração

    O distanciamento físico pode fazer com que pessoas se sintam menos estimuladas a colaborar, seja através de reuniões ou na produção de uma entrega. Incentive sua equipe a usar ferramentas com vídeo para situações onde elas estariam trabalhando presencialmente, juntas em uma entrega.

    8. Microgerenciar não é a solução

    Se você não sente segurança em relação à produtividade de sua equipe, microgerenciar vai diminuir ainda mais a eficácia do trabalho e aumentar seu grau de estresse. Em uma situação como essa, o importante é focar sua energia em dar uma boa estrutura para sua equipe trabalhar, combinar prazos mais curtos para revisão e oferecer ajuda.

    9. Ofereça infraestrutura

    Este é um dos aspectos que mais favorece a produtividade. Garanta que sua equipe tem uma estrutura equivalente à que tinha no escritório para trabalhar, verificando constantemente se as pessoas têm tudo o que precisam. Computadores, boa conexão à internet, fones de ouvido, cartolina… tudo conta.

    10. Seja flexível

    Entenda que uma mudança brusca no ambiente de trabalho não é fácil de lidar, especialmente para quem não tem um histórico de trabalhar de casa. É possível que pessoas de sua equipe morem com outras pessoas que requeiram atenção (pais ou crianças, por exemplo) e que elas não tenham um ambiente dedicado para trabalhar em casa.
    Conclusão

    Como gestor(a), seja a pessoa de confiança do seu time: esteja ao lado de cada um para pensar soluções, aconselhar, tirar dúvidas, etc.

    Com boas atitudes de gestão, o trabalho remoto pode aproximar ainda mais todo o time. É importante que você tome as rédeas dessa relação – e, garanto, a experiência vai lhe trazer grandes aprendizados.

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